ぐるぐるデイズ

30代、転職に失敗したワーキングマザーが再起を図るブログ

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営業事務に転職したけど、失敗だった。私が「営業事務に向いていない」と思った理由

   

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私の前職は営業事務です。

今年の初めに辞めてしまいましたが、それまでの約2年半、営業事務として営業担当をサポートしてきました。

 

私が営業事務に向いていなかった理由

退職の理由は人間関係がメインですが、同時に自分が「営業事務」という職種に向いていなかったことも確かです。

具体的に、「向いていない」と思った要因をまとめてみました。

 

顔の見えない相手とのやり取りが苦手

 

私の仕事は、オフィス内での事務をメインとする営業担当のサポート業務でした。

具体的には、取引先とのやりとり(電話・メール・FAX)、商品受発注、見積書・納品書・請求書などの各種書類発行、送付などです。

 

基本的に、お客さんや仕入れ先と会うのは営業のみ。

私もごく稀に打ち合わせに同行することもありましたが、それでも当時やりとりをしていた取引先のほとんどは、顔を見たことのない人たちでした。

 

社外相手の事務仕事の場合、顔を知らない相手との仕事が多くなるのは当然のことかもしれません。

が、私はどうも、それが苦手だったのです。

 

それまでの仕事がずっと、社内調整が多い仕事をしていたせいでしょうか。

 

 

顔が分からないから仕事にならない、というわけでは勿論ありませんし、そのせいでトラブルになったわけでもないのですが、自分の中での苦手意識は2年半経っても消えることはありませんでした。

 

そもそも「営業」という仕事に苦手意識がある

更に、そうした顔が分からない相手に対して交渉しなければならない場面も多く、それがツラかった!

 

営業からの指示により、価格交渉(値下げ)や納期短縮、見積もりの催促、契約継続のお願いなどを、誰だかよく分からない相手に対して電話しなければならなかったのです。

 

交渉事は営業の仕事!ときちんと分業されている会社であれば良かったのですが…

実際には、なかなかそうもいかないというのが営業事務の現実かもしれません。

 

私はもともと、交渉事が苦手です。だからこそ、「営業」という仕事をずっと避けてきたのです。

しかし、営業事務になると取引先と電話で交渉しなければならない場面も出てきます。

営業職は無理だけど、営業事務ならできるかも… というのは、甘かったですね。

 

ただでさえ苦手な交渉を、さらに「営業の代理で交渉する」というのはかなりしんどい仕事です。

営業担当が忙しい場合はもちろんですが、それ以外でも営業自身が電話したくない相手、言い出しづらい頼みごとなどは、私(営業事務)を通して交渉するケースが多かったのです。

 

直接顔を知っている営業ですら掛けたくないような電話なのですから、相手の顔が分からない私はなおさら不安です。

 

実際に相手と交渉したいのは営業だし、一番事情をよく分かっているのも営業なのです。

私はその内容を聞いて、伝書鳩的に取引先に電話する… 自分の理解度にも不安があるし、交渉の中で一段階高度なことを言われたらそこでアウトだし(伝書鳩ですから)…

 

なにより、二度手間で無駄な感じが否めません。

営業が、直接電話すれば済むことなのに… といつも厭々ながらにダイヤルをプッシュしながら思っていました。

 

思ったことをハッキリ言えない、気の弱さ

一般事務と比べて、業務の範囲が曖昧になりやすいのが営業事務です。

たとえば、商品在庫や見積に関する問い合わせ… それらを受けるのはもちろん営業事務の仕事ですが、その流れで、価格や納期に関する交渉まで任されてしまうなど、営業担当に都合よく使われる場合が多いのです。

 

それが営業事務なのだ、と言ってしまえばそれまでかもしれません。

確かに、営業担当にとって都合が悪い、使い勝手が悪いのでは、営業事務として存在する意味がありませんから…

 

でも、本来であれば営業自身がやるべき仕事であっても、彼らが「やりたくないから」「面倒だから」という理由で営業事務が使われるケースも少なくなく、私が耐えられなかったのはその点です。

 

ただでさえ交渉や催促が苦手だったことに加え、そうした場面で営業担当に都合よく使われることに、ほとほと嫌気がさしてしまったのです。

 

「○○社に、△△の見積を催促しといて」

「今日中に出なければ注文取れないって念押して。強めに」

 

営業担当からそんな電話がかかって来るたびに、

 

「今、この電話を私でなく○○社にすれば済む話では?」

 

と、何度言おうと思ったか分かりません。

 

しかも、そんな電話に限って、後ろから奥さんや子供の声が聞こえてくるんですよね。平日なのに。

 

自分は自宅でサボっていて、私に催促電話を掛けさせるのか… と思うと怒りがこみ上げてきました。

自宅にいることが取引先にバレると困るから、オフィスにいる私を通すのでしょう。

 

私も、手が回らないほど多忙な営業を助けるためなら、こうした交渉を代行することに異論はありません。

でも、休みでもないのに自宅で悠々くつろいでいる男の代わりに、なぜ事務である私が交渉・催促・依頼などのしんどい仕事をしなければならないのでしょう…

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ただ、結局はそうは思ってもなかなか言えない自分自身の「気の弱さ」が、一番悪かったのだと今では思っています。

 

「この交渉は、営業である××さんがご自身でしてください」

「私に電話を掛ける時間があるなら、○○社にも掛けられますよね?」

「私はあくまでも事務担当です」

 

それくらいハッキリ言える強さを持たないと、営業事務という職種は難しいのかも。

だって、社内外の「営業」という、もっとも押しの強い人たちを相手に仕事しているのですから。

都合よく使われないための自己防衛ができないと、苦手な仕事や無理難題を押し付けられ、あっという間にキャパオーバーになってしまいます。

 

「自分で判断できない」という状態が窮屈

また私にとっては、何一つ自分で判断できない、という状況が窮屈でたまりませんでした。

これは「営業事務」という役割の問題だけでなく、営業担当の性格によるところも大きいと思います。また、「同族会社」という環境の特殊さもあったでしょう。

 

私がサポートしていた営業担当は、ワンマンで、情報共有や打ち合わせ、事前の相談などは一切しない男でした。

 

情報がない中で仕事をしなければならないというのは、おそろしく不安なものです。

だから私もできる限り、彼から必要な情報を聞き出そうと努力はしたのですが… 相手はあまり質問を重ねるとキレ始めてしまうという、困ったちゃんでした。

かなりの面倒くさがりだったことに加え、説明が下手な男だったのです。

周囲も手を焼いていましたが、この営業担当は経営者の親族でもあり、誰も意見などできませんでした。

 

そんな環境だったので、事前の情報共有や打ち合わせはナシ。でも、オフィスにいる私あてに容赦なく問い合わせが入ります。

…そうなると、もう自分では一切判断せず、全て「営業に確認して折り返します」作戦しかない。

 

たとえば、

 

「□□(商品)なんですけど、いま在庫ありますか?」

「100欲しいんですけど、今日注文入れたら、明後日つきます?」

 

こんな簡単な問い合わせであっても、私は答えるわけにはいきません。

 

在庫はもちろん把握している。納品までの日数も分かってる。でも、売り先や顧客の優先順位を決めるのは営業だけです。

 

もし、私が「在庫はあります」と答えてしまって、注文が入ってしまったら?

 

営業が売ろうと考えている客先に、販売する分がなくなってしまうかもしれない。そうなったら大変なので、必ず営業に確認するのです。

 

 

「▽▽社から在庫確認がありました。」

「明後日100欲しいとのことですが、注文受けて大丈夫ですか?」

 

どんなに些細な問い合わせでも、万が一「営業担当の頭の中」と違ったら一大事です。

だから、問い合わせはいったん受けるだけにし、営業に確認後折り返す、という形をとっていました。

 

結果的には、そのほとんどが私の判断で答えて問題なかったりするのですが、やっぱり時々、あるんですよね。

 

「在庫は全部□□社に売ることになってるから、完売ってことにしといて!」

「仕入値が上がるから、再見積出さないと。注文はそれから受けて」

 

と、初めて聞く話が飛び込んでくる。で、私はそれをそのまま取引先に伝えるのです。

もう正直、なんなのこの仕事… って思っていました。

 

すごく窮屈で、自分にとってやりにくいだけじゃない。

判断する権限のない私が間に挟まってることで、事故が起こる可能性が増えてるじゃないの…。

自分の存在意義を、全く見い出すことができません。

 

また、仕事をする上で自分で考えて進めたい私には不向きな職種でした。

 

零細企業の事務職は、要注意かも

営業事務、といってもその仕事内容や責任の範囲は会社によって異なります。

 

「ここは営業がやるべき仕事」ときちんと線引きされていたり、逆に「ここは営業事務の判断でやってくれ」と任される職場もあるでしょう。

 

ある程度の規模があり、また評価制度なども整っている会社なら、もう少し仕事がしやすかったのかな… と思うこともあります。

 

でも、私が居たのは社員十数名の同族零細企業。

 

「小さい会社なので、仕事は限定せず、みんなで助け合ってやっています」

 

面接時、社長はにこやかにそう言いましたが…

その意味は、

 

「営業がやれと言ったら何でもやるんだぞ。」

 

と、いうことだったのでしょうね。

 

自分には一切、権限はない。

でも、営業がやりたくない交渉や催促業務も、ガンガン回ってくる。

交渉事が苦手だから、ずっと営業職を避けてきたのに…

 

というのが、私が経験した営業事務の現実でした。

 

規模の小さい会社では特に、部署がわかれていない分、こうした傾向はありえます。とくに零細企業では「一般事務」という名前でも油断はできません。

「人が少ないから助け合おう!」という綺麗ごとのもと、営業の仕事が大量に回ってくるおそれがあります。

 

特に苦手でないなら問題はありませんが、私のように「営業は無理」と強い苦手意識を持っている人間にとっては苦痛でしかありません。

 

応募の際は、業務の範囲がどうなっているのか、よくよく気をつけて観察した方がよさそうです。

 

 

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