ぐるぐるデイズ

30代、転職に失敗したワーキングマザーが再起を図るブログ

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私が「事務ミス」をゼロにするためにやっていること

      2017/03/31

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何としても避けたい「事務ミス」

私は小さな商社で事務の仕事をしています。

事務を仕事としている者にとってはつきものであり、でも致命的なのが「ミス」…。一度の間違いでも一気に信頼を落としてしまうので、何とかして避けたいところです。

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私もこの1年で何度かミスをやらかし、その要因がどこにあるのか、どうしたらミスをなくせるのか、頭を悩ませてきました。

 

ミスが起こる原因はどこにある?

アナログな会社で、手作業が多い

古い会社で、年齢の高い社員が多いことも関係しているのでしょう。経理関連もほとんど手書き、営業関連でも受発注システムなどは利用していません。

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例えば、見積書の作成であれば、仕入先から送られてくる見積を元に、まずはエクセルに手打ちしていきます。売値の金額の指示は、手書きのメモをもらえればまだいい方。口頭や、電話指示ということもあります。

受発注の履歴はノートに手書き、納品書・請求書はそのノートを元にエクセルに手打ちして発行する…というアナログっぷり。注文書も、未だ9割はFAXで取り交わしています。

とにかく手作業が多いので、見間違い・書き間違いなど、ミスが起こるポイントがあちこちに存在します。

 

「ダブルチェック」を頼めない環境

理由は、非常に雰囲気が悪い会社で、苛立っている人が多いからです。

社員は数人しかいないにも関わらず、仲が悪く、指示系統はぐちゃぐちゃで、みんなバラバラ。事務はみんなやる気をなくし、社内に営業がいなければ愚痴ばかり…という状況です。

ちょっとした仕事の相談や、確認もしづらいというのが辛いところ。

本来であれば、見積を指示した営業本人が確認すべきだと思うのですが、私がサポートしている営業というのが、かなりの面倒くさがり屋…。そのため確認を求めるとイライラし、機嫌が悪ければ怒り出してしまうのです。

自分の仕事を自分一人で作業を完結させる、というのは基本的なことかもしれないけれど、時には誰かにチェックして欲しいことはありますよね。でも、それが難しい環境です。

 

仕組みをつくろうにも色々と問題が…

いつかはこのアナログな仕組みを変え、人為的なミスが起こらないように変えていきたいとは思っています。

でも残念ながら、今は私が一番の新人なので、「ココをこう変えてみましょう!」と言うにはまだ早そうです。社内の事務処理の流れがどうなっているのか、よくよく理解をしてからでなければ仕組化は難しいし、反感を買うだけでしょう。

現に、仕組化を提案した結果、反発を食らい干され気味の先輩もいますので…やるとしても、時期を見極め慎重に進めなければなりません。

 

そんな状況なので、当面はこの超アナログな一連の事務作業の中で、自力でミスをしないように気をつけていく必要があります。

下に挙げたのは基本的なことばかりかもしれませんが、実際、この1年の間に私が試してみて、間違いが減ったと実感できた方法です。「事務作業のミスをなくしたい」と思っている人は、ぜひやってみてください。

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事務ミスを「ゼロ」にするために、自力でできること

 

メールやファイルは必ずプリントして紙で確認する

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営業担当からメールで指示があったら、まずその文面をプリントすることにしています。そして、重要な部分や細かい数字、金額にはマーカーで線を引き、視覚的に印象づけるようにする。

私は、言われた仕事はすぐに済ませないと落ち着かない質です。でもその分焦りやすく、焦るとたいてい見落としがあり、失敗するはめになる…。

だから、作業に取り掛かる前に「一呼吸置く」ためにも、プリントアウトするようにしています。

 

コピペができるものは、できるだけコピペで対応

今の仕事を始めてから、一番多かったのが「見積書のミス」でした。

幸い、金額が大幅に違ってトラブルになった…という経験はないのですが、商品の仕様、サイズなど、細かいところで間違えることが時々ありました。その度に担当の営業から烈火の如く怒られるわけですが…正直なところ、手打ちする量が多ければ多いほど、ミスが起こる可能性は高まります。

ですから、仕入先からの見積書がコピペできる状態(excelやwordをそのままPDF化したものならOK)であれば、手打ちはせず、必ずコピペするようにしました。

もちろん、その後にプリントして確認はするのですが、自分で手打ちするよりはよっぽど間違いがなくなったと思います。

 

メールは送信前に、一度下書きに保存して確認する

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これは以前の職場でメールの送信ミスをしたときに、上司に教えてもらった方法です。私の場合、焦っている時はたいてい、添付ファイルを忘れます。「添付のご確認をお願いします」と本文に書いてあるのにもかかわらず、添付がない…という恥ずかしいミスを、今の会社でも何度かやらかしました。

でも、一旦下書きに保存して、再度これから送ろうとしている文面を確認する…という過程を踏むと、間違いに気づくことができます。このひと手間のお蔭で、宛先が違う、本文の誤字脱字、添付を忘れる…といったミスはぐっと少なくなりました。

また、焦っていたり、ぼんやりしていたりすると、まだ確認が済んでいないのに「うっかり送信ボタンを押してしまう」ということがあります。押し間違いも有り得ます。そうした場合に被害が出ないよう、宛先のメールアドレスは、本文が完成してからに入力するほうが安全です。

 

将来的には「仕組み化」が必要だけど…

ミスがなくなる仕組み化を考え、いずれは提案してしていくことも必要だと思います。いくら自分が気をつけたところで、人と仕事をしている以上、限界はありますから。

でも、今はまだあまり出しゃばったことをしない方が身のため…という変な予感はありますし、かと言って、漫然と仕事をこなしていたのでは、同じようなミスを繰り返すだけです。

 

何をどう変えていったいいか、その「提案」は自分のデスクトップにまとめておくに留め、しばらくは今の流れの中で「自力で」ミスを減らす努力を続けていくつもりです。

 

サポート業務ならではの難しさがある…「営業事務」に向いているのはこんな人

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